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De la GED au SAE

Parler de la Gestion Électronique de Documents en 2014 peut sembler désuet, mais il est bon de rappeler son importance, et son potentiel. Ces pratiques font partie de la Gestion de l’information en général, sur lequel nous nous positionnons. Nous sommes à une période où la dématérialisation ne fait plus de doute, même si le papier persiste. Pour autant, le numérique peut lui aussi faire « preuve », avec la même valeur juridique que le papier.

Si dématérialisation il y a, il y a derrière la nécessité d’organiser son patrimoine documentaire, et l’organiser nécessite un cadre. Stocker sur des serveurs est une solution, mais le bon contrôle et l’organisation de sa documentation n’est possible qu’avec un système de GED.

Qu’apporte un système de GED ?

  • Un plan de classement et une organisation

Le plan de classement et l’organisation commune à toute la communauté derrière la GED évitent l’organisation personnelle et anarchique sur un espace de stockage, mais donne structure définie en amont et connectée à des serveurs.

  • Le versionning et le workflow

En plus de retrouver la place de ce document, le versionning écrase l’ancienne version, tout en lui laissant un accès si besoin. A ce versionning, des commentaires peuvent être ajoutés, et des workflow se créer.

  • La gestion des droits

Une gestion des droits donne accès à certains profils, comme la lecture, la modification, la suppression, donnant la possibilité de gérer la consultation et la modification des comptes, tout comme un gardien physique devant une armoire.

  • L’ubiquité contrôlée

La GED permet également l’ubiquité d’un document, mais une seule modification à la fois s’il est ouvert ailleurs, ce qui évite ainsi les travaux de son côté sur un même document.

Voici les grandes lignes d’une GED, mais pour quel intérêt ? Pourquoi cadrer ainsi ?

Pour simplement éviter de perdre du temps à chercher des documents, à chercher ses versions, à chercher le pourquoi d’une modification, éviter les suppressions malencontreuses, autant de raison qui feront gagner du temps, et derrière, de l’argent, à un organisme.

 

Coupler sa GED à un SAE

Une fois la gestion du flux de documents géré, il faut réfléchir au stockage des documents définitifs. La GED est faite pour la gestion des processus métiers, des documents résultant de tâches, le SAE conservera ensuite ces traces de tâches de manière définitive.
On peut considérer un Système d’Archivage Électronique comme une GED, mais une GED définitive où rien n’est censé être modifié. Par rapport à la GED, le SAE n’admet qu’une seule version d’un document, dont la modification est interdite, auquel une durée de conservation (ou DUA*, Durée d’Utilité Administrative) ainsi qu’un sort final sont attribués.
Toute cette fixation du document permet au passage l’horodatage, la pérennité (format) du document, son intégrité, et donne au document une valeur probante.
On peut noter que la signature électronique fait preuve devant la loi depuis 2001. La valeur probante des SAE est aussi marquée par le respect des systèmes des normes archivistiques telles que les normes SEDA, OAIS, Moreq2, ou NF Z42-013.

 

Pourquoi coupler GED et SAE ?

Car le document lui-même les mêle, selon les 3 âges d’Yves Pérotin.

ged sae

 

 

Pour aller plus loin :
Solutions de GED du marché
Les normes du SIAF

[Slide] Sollan, solutions ECM

Sollan est un acteur de solutions ECM (enterprise content management), et propose lors de ses différentes interventions des présentations de sa vision du domaine. Voici un lien vers les différents slideshares, et un exemple d’une présentation : la GED pour les nuls.

Revues francophones

Dans ce billet, vous pourrez retrouver plusieurs périodiques francophones (Québec, Suisse, Belgique) traitant des problématiques modernes en Infodoc. Il est intéressant de voir ce qui se fait et se dit ailleurs de nos frontières françaises et avant même d’aller vers les sources anglaises, n’oublions pas les richesses de la francophonie !

  • Argus est la revue québécoise des professionnels de l’information. Elle se pose comme un espace d’échanges et de questionnements.

La revue s’intéresse aux modèles possibles de la bibliothèque et aux mutations de la société de l’information vers une société de connexions et de relations, à la cohabitation de la culture de l’imprimé et de la culture numérique et à l’impact des différents domaines de la connaissance sur l’univers documentaire.

La lecture de cette revue offrira au lecteur des clefs théoriques sur les transformations de la société liées aux technologies de l’information et de la communication. Elle aidera par ailleurs les professionnels de l’infodoc, des bibliothèques et du web à se positionner habillement dans cet environnement en perpétuel renouvellement.

  • RESSI, revue Électronique Suisse de Sciences de l’Information, est un périodique scientifique en libre accès et gratuit, publié deux fois par an. Ressi a pour but principal le développement scientifique de la science de l’information en Suisse. Pour ce faire, elle compte, d’une part, favoriser la rédaction d’écrits théoriques et pratiques en provenance du territoire helvétique et, d’autre part, mettre à la portée des bibliothécaires, documentalistes et archivistes suisses des articles issus de la communauté internationale en science de l’information. En privilégiant la publication d’articles d’auteurs majoritairement romands, la revue espère encourager la parution de travaux de recherche dans cette discipline dans notre région. Cependant, elle accepte aussi des textes en allemand, italien ou anglais. Le choix de l’électronique comme unique support reflète de plus la volonté de ses créateurs de lui donner une portée plus large. Le public visé par Ressi est la communauté suisse et internationale concernée par la science de l’information, notamment les chercheurs, les enseignants, les professionnels et les étudiants.

L’observatoire de l’infodoc, également d’affiliation universitaire car créé par les étudiants du master GIDE de Lille 3, ne peut qu’adhérer et encourager la lecture de ces écrits qui offrent une vue réfléchie sur des thématiques à la pointe des innovations.

  • Les Cahiers de la documentation de l’ ABD-BVD (Association Belge de Documentation) offrent un espace de rencontre et de réflexion pour tous ceux qui exercent dans les métiers de l’information ou s’intéressent aux méthodes et technologies de gestion de l’information.